سياسة غرف البيانات

تتوفّر غرف البيانات الافتراضية (VDRs) للأعضاء من الفئتين التنفيذية والمؤسسية. وكل غرفة بيانات افتراضية يُنشئها عضو مضيف ('مالك الغرفة') وقد تشمل أطرافاً مقابلة مدعوّة ('الضيوف'). ويجب أن يحمل الضيوف حساباً من فئة المنتسب كحد أدنى مع إكمال التحقق من الهوية (KYC/KYB). ويمكن منح وصول الضيوف على أساس القراءة فقط أو القراءة/التنزيل وفق تقدير مالك الغرفة. ويمكن لمالك الغرفة إلغاء وصول أي ضيف في أي وقت دون إشعار.

تُخزَّن جميع المستندات المرفوعة إلى غرفة البيانات الافتراضية مشفّرة أثناء التخزين (AES-256) وتُفكّ تشفيرها فقط في المتصفح للمستخدمين المصادَق عليهم. وتُوضع تلقائياً علامة مائية على تنزيلات المستندات تحمل: الاسم الكامل للعضو الذي يصل، وتاريخ ووقت الوصول، ومعرّف وصول فريد. وتُضمَّن العلامات المائية بطريقة إخفائية إضافةً إلى التراكب المرئي. والطباعة مُتحكَّم بها ومُسجَّلة. ويُطبَّق حظر التقاط الشاشة حيثما كان ذلك ممكناً تقنياً.

يجوز استخدام غرف البيانات الافتراضية لـ: العناية الواجبة فيما يتعلق بمعاملة حقيقية مدرجة على سوق International Energy Club؛ والإحاطات التنفيذية؛ ومفاوضات أوراق الشروط متعددة الأطراف؛ ومستندات الامتثال التنظيمي. ولا يجوز استخدام غرف البيانات الافتراضية لـ: تخزين محتوى لا علاقة له بغرض الصفقة المعلن؛ توزيع مواد تسويقية عامة؛ تجاوز عملية الإدراج العادية في السوق؛ أو معالجة بيانات شخصية للغير دون أساس قانوني. ومالك الغرفة مسؤول عن ضمان امتثال جميع المحتوى للقانون المعمول به.

يُسجَّل كل إجراء داخل غرفة البيانات الافتراضية في سجل تدقيق محصّن ضد العبث: رفع المستندات وتنزيلها وعرضها وتغييرات الأذونات ودعوات الضيوف وإغلاق الغرفة. وسجل التدقيق غير قابل للتغيير ويُحتفظ به لمدة 5 سنوات بعد إغلاق الغرفة. ويجوز لمالك الغرفة ولفريق الامتثال لدى International Energy Club الوصول إلى سجل التدقيق الكامل. ويمكن للضيوف الأفراد الوصول إلى سجل نشاطهم الخاص. ويجوز الكشف عن سجل التدقيق للسلطات المختصة بموجب أمر قانوني صحيح.

يجوز لمالك الغرفة إغلاق غرفة البيانات الافتراضية في أي وقت. وعند الإغلاق، يُلغى وصول الضيوف فوراً. وتُحتفظ المستندات داخل غرفة البيانات الافتراضية المغلقة لمدة 90 يوماً، وبعدها تُحذف نهائياً ما لم يكن مالك الغرفة قد صدّرها. ويُحتفظ بسجل التدقيق لمدة 5 سنوات بصرف النظر عن إغلاق الغرفة. ويُنصح الأعضاء بتنزيل المستندات المطلوبة وأرشفتها قبل إغلاق الغرفة.